Wichtige Funktionen
Mit den in dieser Anleitung enthaltenen Beschreibungen der wichtigsten und am häufigsten verwendeten WebEx Funktionen wird jedes Ihrer Meetings zu einem vollen Erfolg!
Klicken Sie auf eine der obigen Registerkarten, um ein Thema auszuwählen.
Einladen und Erinnern - Laden Sie Teilnehmer per E-Mail, Telefonkonferenz oder Instant Messenger zu einem bereits begonnen Online-Meeting ein und versenden Sie Erinnerungen.
Aufzeichnen von Meetings - Zeichnen Sie Ihre WebEx Meetings auf, um so eine effiziente Nachbesprechung oder Weiterführung zu ermöglichen.
Inhalte freigeben - Ermöglichen Sie die gemeinsame Nutzung von Inhalten mit anderen Teilnehmern in Echtzeit, und verwenden Sie das virtuelle Whiteboard, um die Gedanken und Ideen der Teilnehmer festzuhalten.
Teilnahmemöglichkeiten verwalten - Ermöglichen Sie es anderen Teilnehmern, Dokumente auf deren Computer zur Präsentation und gemeinsamen Nutzung freizugeben und erteilen Sie bestimmten Teilnehmern Privilegien.
Dateien übertragen - Übertragen Sie Dateien schnell, leicht und sicher im Verlauf eines Meetings, unabhängig von der Dateigröße.
Um schnell Informationen zu erhalten, klicken Sie jeweils auf eines der Symbole:
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Einladen und Erinnern
Laden Sie Teilnehmer per E-Mail, Telefonkonferenz oder Instant Messenger zu einem bereits begonnen Online-Meeting ein, und versenden Sie Erinnerungen.
Einladen weiterer Teilnehmer im Verlauf eines WebEx Meetings
Auch wenn ein Meeting bereits begonnen hat, können Sie noch weitere Teilnehmer dazu einladen. Hierzu stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Während Ihres Meetings haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Teilnehmer per E-Mail, Telefon oder Instant Messenger einzuladen.
Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, um einen Teilnehmer im Verlauf eines Meetings einzuladen:
- Wählen Sie über das Quick Start-Menü die Registerkarte „Teilnehmer einladen" aus.
- Oder wählen Sie über das Hauptmenü im Dropdown-Menü „Teilnehmer" die Option „Einladen" aus.
- Oder klicken Sie im Fenster „Teilnehmer" auf „Teilnehmer erinnern oder einladen".
Die jeweiligen Empfänger erhalten dann eine Meeting-Einladung mit einer Internet-URL. Um am Meeting teilzunehmen, muss lediglich diese URL angeklickt werden.
Wenn Sie eine Einladung per E-Mail versenden, können Sie entweder das auf Ihrem Computer als Standard definierte E-Mail-Programm verwenden, z. B. Outlook oder Lotus Notes, oder WebEx Mail, was insbesondere dann nützlich ist, wenn Sie nicht an Ihrem eigenen PC arbeiten und folglich keinen Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto haben.
Aktivieren Sie einfach das Feld „Eigenes E-Mail-Programm verwenden", oder wechseln Sie im Hauptmenü zum Dropdown-Menü „Teilnehmer". Wählen Sie dort „Einladen" und „Per E-Mail" aus und danach entweder „Eigenes E-Mail-Programm verwenden" oder „WebEx verwenden...", um die Einladung über WebEx Mail zu verschicken.
Einladen von Teilnehmern 
Eine Erinnerung versenden
Um Teilnehmer an ein Meeting zu erinnern, stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
Versenden Sie mithilfe einer der folgenden Methoden Teilnahmeerinnerungen:
- Wählen Sie über das Quick Start-Menü die Registerkarte „Teilnehmer erinnern" aus.
- Oder wählen Sie über das Hauptmenü im Dropdown-Menü „Teilnehmer" die Option „Einladen" aus.
- Oder klicken Sie im Fenster „Teilnehmer" auf „Teilnehmer erinnern oder einladen".
WebEx Audio verwende
Halten Sie mit WebEx Audio Telekonferenzen ab.
Welche Vorteile bietet die Verwendung von WebEx Audio?
Wie bei herkömmlichen Konferenzen ist auch bei WebEx Online-Meetings sprachliche Interaktion gefragt. Bei nur zwei Teilnehmern ist dies genauso einfach wie bei einem normalen Telefongespräch.
Bei Meetings mit mehreren Teilnehmern profitieren Sie mit unserer integrierten Telefonkonferenz-Lösung WebEx Audio von folgenden Vorteilen:
- Aktiver Sprecher - Über die animierte Telefonkonferenzanzeige können Sie jederzeit erkennen, welcher Teilnehmer gerade spricht.
- Stummschaltung - Unterbrechen Sie die Tonübertragung aller oder einzelner Teilnehmer, um Störgeräusche zu eliminieren und so einen strukturierten Meeting-Ablauf zu gewährleisten. Die Stummschaltung kann dann zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgehoben werden, um normale Audioübertragung wieder herzustellen.
Bei der Planung eines Meetings können Sie festlegen, wie die Teilnehmer an der Konferenz teilnehmen - entweder per Einwahl (Standardoption) oder per Rückruf.
- Einwahl - Das Dialogfeld „Telefonkonferenz beitreten" wird automatisch angezeigt, wenn der Teilnehmer dem Meeting beitritt. Per Sprachausgabe werden Anweisungen zur Eingabe der Meeting- und der Teilnehmernummer gegeben.
- Rückruf - Um einen Rückruf anzufordern, gibt der Teilnehmer seine Telefonnummer im Dialogfeld „An Telefonkonferenz teilnehmen" ein.
Ändern Ihrer Telefonkonferenz-Einstellungen:
- Wählen Sie auf Ihrer WebEx Homepage die Option „Ein Meeting ansetzen" aus, und klicken Sie auf „Audio-Optionen ändern...".
- Oder wählen Sie in Outlook das WebEx Einstellungsdialogfeld aus. Navigieren Sie nun zur Registerkarte „Angesetzte Meetings", und aktivieren Sie dann auf der Unterregisterkarte „Audio & Tracking" die gewünschte Option.
Verwenden von Telefonkonferenzen
Stummschaltung und Aufheben der Stummschaltung
Im Verlauf eines Meetings können Sie als Host alle oder einzelne Teilnehmer stummschalten bzw. diese Stummschaltung aufheben.
Um alle Teilnehmer stummzuschalten, wählen Sie im Dropdown-Menü „Teilnehmer" aus, und klicken Sie auf „Alle stummschalten". Um einen einzelnen Teilnehmer stummzuschalten, wählen Sie ihn im Teilnehmerbereich aus, und klicken Sie auf „Ton aus", woraufhin ein rotes X neben dem jeweiligen Namen erscheint.
Um die Stummschaltung für alle Teilnehmer aufzuheben, gehen Sie zum Dropdown-Menü „Teilnehmer", und wählen Sie „Stummschaltung für alle aus" aus. Um die Stummschaltung für einen Teilnehmer aufzuheben, wählen Sie diesen aus, und klicken Sie auf „Ton an".
Stummschalten und Freischalten
Hilfedokument herunterladen 
Ein Meeting aufzeichnen
Zeichnen Sie Ihre WebEx Meetings auf, um so eine effiziente Nachbesprechung oder Weiterführung zu ermöglichen.
Aufzeichnen eines Online-Meetings
Mithilfe der Aufnahmefunktion von WebEx können Sie Meetings aufzeichnen und auf Ihrem Computer speichern (bzw. auf einem Server, mit dem Sie verbunden sind). Sie können die Aufnahmen auch auf der WebEx Website veröffentlichen, damit andere sie abrufen können.
Als Host verfügen Sie über die Schaltfläche „Dieses Meeting aufzeichnen" im Quick Start-Menü. Aktivieren Sie diese Funktion zu Beginn des Meetings. Alternativ ist dies auch über die Option „Aufzeichnung beginnen" im Dropdown-Menü „Meeting" möglich.
- Legen Sie einen Speicherort für die Datei fest, geben Sie den Dateinamen an, und klicken Sie auf „Speichern". Das Aufzeichnungsbedienfeld wird eingeblendet.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aufzeichnung". Um die Aufzeichnung anzuhalten, klicken Sie auf dem Aufzeichnungsbedienfeld auf die Schaltfläche „Stopp".
Nach dem Meeting erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link. Über diesen können Sie auf die Aufnahme zugreifen, sie für die anderen Teilnehmer veröffentlichen oder an sie versenden.
Inhalte freigeben
Sie können in WebEx verschiedene Inhalte wie beispielsweise Dokumente, Tabellen, Videopräsentationen, Webseiten, Software-Anwendungen oder sogar Ihren gesamten Desktop zur gemeinsamen Nutzung freigeben.
Dokumente präsentieren
Um Dokumente mit anderen Teilnehmern gemeinsam zu nutzen, müssen diese nicht hochgeladen werden, sofern sie auf Ihrem Computer gespeichert sind (bzw. auf dem Server, mit dem Sie verbunden sind). Ihre Dateien werden direkt in die Inhaltsanzeige geladen. Dort können Sie Anmerkungen hinzufügen, sie bearbeiten, speichern und Seiten oder Folien ausdrucken.
Teilen einer Applikation
Wenn Sie eine Anwendung zur gemeinsamen Nutzung freigeben, können die anderen Teilnehmer alle Vorgänge sehen, die Sie in der Software-Anwendung durchführen. So können Sie beispielsweise Vorführungen oder Diashow-Präsentationen mit animierten Folien abhalten, und die Teilnehmer können Dokumentüberarbeitungen nachvollziehen.
Desktop teilen
Wenn Sie Ihren Desktop für die anderen Teilnehmer zur Ansicht freigeben, können diese die darauf befindlichen Inhalte sehen und Ihre Vorgänge nachvollziehen. Sie können so nahtlos zwischen Dateien und Anwendungen wechseln, ohne auf die Schaltfläche „Teilen" klicken zu müssen.
Um Ihren Desktop oder eine Anwendung zur gemeinsamen Nutzung freizugeben oder ein Dokument zu präsentieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie im Menü „Quick Start" auf „Ein Dokument präsentieren", „Eine Applikation freigeben" bzw. „Desktop teilen".
- Klicken Sie auf „Beenden" in der unverankerten Symbolleiste, um den Modus beenden und zum Hauptfenster zurückzukehren.
- Alternativ wählen Sie über das Hauptmenü im Dropdown-Menü „Teilen" die Option „Präsentation oder Dokument", „Anwendung" oder „Desktop" aus.
Da WebEx browserbasiert ist, können die anderen Teilnehmer Ihre Inhalte im Verlauf des Online-Meetings Anzeigen und Bearbeiten, auch wenn diese selber nicht über die entsprechenden Anwendungen verfügen.
Teilen eines Dokuments
Teilen einer Applikation
Teilen des Desktops
Whiteboard verwenden
Das virtuelle Whiteboard in WebEx entspricht in der Funktion einem herkömmlichen Whiteboard oder Flipchart und ermöglicht ein gemeinsames Brainstorming und das Aufzeichnen von Notizen. Die Teilnehmer sehen alles, was Sie aufschreiben und zeichnen, und können das Whiteboard ebenfalls benutzen, falls das Privileg für Anmerkungen erteilt wurde (siehe „Teilnahmemöglichkeiten verwalten").
Whiteboard teilen
- Aktivieren Sie das Symbol „Whiteboard teilen". Sie können zwischen verschiedenen Anmerkungs-Tools wählen, z. B. Texteingabe, Linien, Grundformen, Bleistift, Textmarker und Füllfarben. Verwenden Sie die Löschfunktion, um eine Anmerkung zu verwerfen.
- Alternativ wählen Sie über das Hauptmenü im Dropdown-Menü „Teilen" die Option „Whiteboard" aus.
- Um Ihr Whiteboard zu speichern, wählen Sie zunächst die Option „Datei" und anschließend „Speichern als" aus, und legen Sie einen Namen für das Whiteboard-Dokument sowie einen Speicherort auf Ihrem Computer fest.
Teilen eines Whiteboards
Moderator-Leitfaden herunterladen
Teilnahmemöglichkeiten verwalten
Ermöglichen Sie es anderen Teilnehmern, Dokumente auf deren Computer zur Präsentation und gemeinsamen Nutzung freizugeben, und erteilen Sie bestimmten Teilnehmern Privilegien.
„Den Ball zuspielen"
Um es anderen Teilnehmern zu ermöglichen, eigene Dokumente zu präsentieren bzw. Anwendungen oder ihren Desktop freizugeben, müssen Sie Ihnen einfach nur „den Ball zuspielen". Als Host haben Sie jederzeit die Kontrolle über das Meeting.
„Den Ball zuspielen"
- Um einem Teilnehmer „den Ball zuzuspielen", klicken Sie auf seinen Namen, und wählen Sie die Option „Zum Moderator ernennen" im Teilnehmerbereich.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Teilnehmers in der Teilnehmerliste.
- Wählen Sie die Option „Rolle ändern in" aus und dann entweder „Moderator", um Inhalte zu freizugeben oder „Gastgeber", um die vollständige Kontrolle des Meetings abzugeben.
Erteilen von Privilegien
Als Host oder Moderator können Sie Privilegien erteilen und bestimmte Teilnehmer so für spezielle Funktionen wie das Einfügen von Anmerkungen, das Speichern oder Freigeben von Inhalten oder das Aufzeichnen eines Meetings freischalten bzw. diese Funktionen sperren.
Erteilen von Privilegien
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Teilnehmer" die Option „Privilegien zuweisen" aus.
- Wählen Sie auf der linken Seite die Option „Alle Teilnehmer" aus, oder klicken Sie auf das „+"-Symbol zur Auswahl von Teilnehmern aus der Liste.
- Aktivieren Sie auf der Registerkarte „Teilnehmer" ? die Privilegien, die Sie erteilen möchten, und klicken Sie auf „Zuweisen".
Zuweisen von Privilegien
Übertragen der Gastgeberrolle
Übertragen von Dateien
Übertragen Sie Dateien schnell, leicht und sicher im Verlauf eines Meetings, unabhängig von der Dateigröße.
Intelligentes Übertragen von Dateien
In WebEx können Sie Dateien schnell und sicher übertragen. Im Verlauf eines Meetings können Sie jegliche Datei unabhängig von der Größe an andere Teilnehmer versenden, die diese dann herunterladen können. Durch diese Übertragung während des Meetings umgehen Sie auf benutzerfreundliche Art und Weise die Größenbeschränkungen und Sicherheitsrisiken des E-Mail-Versands von größeren Präsentationen und Dateien an mehrere Personen.
Dateien übertragen
- Wählen Sie in Ihrem Meeting-Fenster die Option „Datei" und anschließend die Option „Transfer" aus der Menüleiste aus. Klicken Sie dann auf „Datei teilen", und wechseln Sie zu der Datei, die Sie veröffentlichen möchten. Klicken Sie nun auf „Öffnen".
- Wiederholen Sie diesen Vorgang zur Veröffentlichung weiterer Dateien.
Die Zahl in der unteren rechten Ecke des Dateiübertragungsfensters zeigt an, wie viele Teilnehmer das Dateiübertragungsfenster geöffnet haben. Wenn die Zahl 1 beträgt, können Sie davon ausgehen, dass alle Teilnehmer die Dateien heruntergeladen und das Fenster geschlossen haben.
Übertragen von Dateien
Verwenden von WebEx Audio - halten Sie mit WebEx Audio Telekonferenzen ab.
